Wirtualny adres czy własne biuro? Jak dobrać przestrzeń do sposobu pracy firmy

Adres firmy jest potrzebny od pierwszego dnia. Biurko dla całego zespołu już niekoniecznie. Jeśli większość pracy odbywa się zdalnie, stały najem może być wydatkiem bez większego pożytku. Jeśli zaś pracownicy spotykają się codziennie i przyjmują klientów, sam adres nie wystarczy. Jak rozpoznać, za co warto płacić?

Zacznij od tygodnia pracy, nie od metrażu

Przed wyborem lokalu rozpisz zwykły tydzień w firmie. Gdzie pracują ludzie? Jak często spotykają się na żywo? Kto odbiera pocztę? Odpowiedzi pokażą, czy potrzebujesz adresu, sali dostępnej od czasu do czasu, czy stałych stanowisk.

Warto sprawdzić trzy rzeczy:

• Praca zespołu: ile osób musi być w biurze jednocześnie, a ile może pracować zdalnie?
• Spotkania: czy klienci przychodzą co tydzień, czy kilka razy w roku?
• Korespondencja: kto ją odbiera i jak szybko dokumenty muszą trafiać do właściwej osoby?

Nie licz wyłącznie czynszu. Własny lokal wymaga też wyposażenia, internetu i organizacji codziennych spraw. Przy porównywaniu ofert ustal, które z tych kosztów mieszczą się w cenie usługi.

Kiedy wystarczy wirtualny adres?

Dla konsultanta, sklepu internetowego czy niewielkiego zespołu pracującego zdalnie najważniejszy bywa adres firmowy i sprawny obieg poczty. Wirtualny adres w Warszawie w ofercie Beyond Office można wykorzystać jako adres firmy; usługa obejmuje także odbiór korespondencji i możliwość jej skanowania. Dostępna jest również przestrzeń na spotkania. Przed wyborem pakietu warto sprawdzić, jak rozliczane są poszczególne usługi. 

Na co zwrócić uwagę w umowie?

Sam adres to za mało, by ocenić ofertę. Zapytaj, kiedy otrzymasz informację o nowej przesyłce, jak działa skanowanie oraz na jakich zasadach odbierzesz oryginały. Jeśli planujesz spotkania, sprawdź dostępność sal i koszt rezerwacji. Dzięki temu porównasz usługę z rzeczywistymi potrzebami firmy, a nie tylko z najniższą ceną w cenniku.

Kiedy potrzebne jest biuro serwisowane?

Gdy kilka osób regularnie pracuje razem, potrzebują miejsca do rozmów i przechowywania materiałów, przydają się stałe stanowiska. Biuro serwisowane w Warszawie daje dostęp do wyposażonej przestrzeni, internetu i sal spotkań. Beyond Office opisuje też możliwość krótkiego i dłuższego najmu, więc warto zapytać o warunki dla planowanej wielkości zespołu. 

Przy wyborze obejrzyj biuro w godzinach, w których zespół będzie z niego korzystać. Sprawdź wygodę stanowisk, warunki do rozmów telefonicznych i dojazd. Zdjęcia pokazują wystrój, ale nie odpowiedzą na pytanie, czy da się tam spokojnie przeprowadzić trzy spotkania jednego dnia.

Czy trzeba wybierać raz na zawsze?

Potrzeby firmy zmieniają się wraz z liczbą pracowników i klientów. Można zacząć od adresu i rezerwować salę, gdy pojawi się potrzeba spotkania. Kiedy zespół zacznie pracować razem częściej, wrócić do tematu stałych stanowisk. Taki wybór warto oceniać co kilka miesięcy, na podstawie faktycznego wykorzystania przestrzeni.

Podsumowanie

Płać za sposób pracy, który masz dziś, i sprawdź warunki zmiany usługi. Jeśli potrzebujesz głównie adresu oraz obsługi poczty, poznaj ofertę wirtualnego biura w Warszawie. Jeśli zespół potrzebuje stałego miejsca, porównaj ją z biurem serwisowanym. Decyzję ułatwi prosta lista: liczba osób na miejscu, częstotliwość spotkań i zakres obsługi korespondencji.