Od adresu do własnego gabinetu. Jak dopasować biuro do etapu rozwoju firmy

Młoda firma rzadko wie, ilu ludzi będzie zatrudniać za rok. Mimo to wiele osób szuka biura tak, jakby plan był przesądzony, i podpisuje wieloletni najem na zapas. W Warszawie da się to zrobić ostrożniej, przechodząc przez kolejne etapy dopiero wtedy, gdy firma ich naprawdę potrzebuje.

Etap pierwszy, czyli sam adres

Na początku działalności najczęściej wystarcza adres do rejestracji w CEIDG lub KRS i do odbioru korespondencji. Praca odbywa się z domu, z kawiarni albo u klienta. W tej fazie przedsiębiorca płaci przede wszystkim za to, żeby ktoś odebrał list polecony i dał o nim znać.

Tak działa wirtualny adres w Warszawie oferowany przez Beyond Office, które mieści się w Fabryce Norblina. Adres można podać jako siedzibę, umieścić na fakturach i stronie internetowej, a korespondencja jest odbierana i zgłaszana klientowi. Najprostszy pakiet adresowy podpisuje się na 12 miesięcy.

Etap drugi, czyli obsługa korespondencji i spotkań

Z czasem listów przybywa, a z klientami trzeba się gdzieś spotkać. Wtedy przydaje się szerszy pakiet. Poza adresem obejmuje on skanowanie poczty i wysyłanie jej na e-mail, a także dostęp do sali spotkań na godziny. W Beyond Office takie wirtualne biuro w Warszawie ma kilka wariantów, od podstawowego po pakiet z godzinami w sali konferencyjnej i pomocą przy rejestracji spółki z o.o.

Na tym etapie warto zwrócić uwagę na dwie rzeczy. Pierwsza to czas skanowania, bo pismo urzędowe zeskanowane po tygodniu traci sens. Druga to możliwość przejścia na wyższy pakiet bez zmiany adresu, który już figuruje w rejestrze i na dokumentach.

Etap trzeci, czyli własne biurka

Kiedy zespół rośnie do kilku osób i zaczyna pracować razem na co dzień, potrzebne jest miejsce do pracy. Tradycyjny najem w biurowcu często oznacza umowę na 2–5 lat, kaucję równą kilku miesięcznym czynszom i aranżację trwającą tygodniami. Do tego dochodzą osobne rachunki za media, internet, sprzątanie i meble.

Młodszej firmie zwykle bardziej odpowiada biuro serwisowane w Warszawie. To wyposażony gabinet wynajmowany z całą obsługą za jedną stałą opłatę. W Beyond Office na Woli są to klimatyzowane pokoje dla zespołów od 3 do 12 osób, z internetem, ergonomicznymi fotelami i dostępem przez całą dobę. Umowę można podpisać już na 2 miesiące, a kaucja wynosi jeden miesiąc.

Jak poznać, że czas na kolejny krok

Przejście na wyższy etap opłaca się zwykle wtedy, gdy:

• sale spotkań wynajmowane na godziny zaczynają kosztować podobnie jak stałe biurko,
• zespół traci czas na umówienie się w jednym miejscu,
• klienci lub kandydaci do pracy coraz częściej pytają, gdzie mogą przyjść,
• dokumenty i sprzęt firmowy przestają mieścić się w domu.

Działa to także w drugą stronę. Jeśli po zakończeniu projektu zespół się zmniejsza albo przechodzi na pracę zdalną, krótka umowa pozwala wrócić do samego adresu bez płacenia za pusty lokal.

Jedna lokalizacja na wszystkie etapy

Przy każdej przeprowadzce firmy najwięcej pracy wymaga nowy adres. Trzeba aktualizować wpis w rejestrze, dane na fakturach, umowy i stopki maili. Dlatego przy wyborze operatora warto sprawdzić, czy w jednym budynku oferuje adres, sale konferencyjne i gabinety. Wówczas firma może rosnąć albo się zmniejszać, a jej adres w dokumentach zostaje ten sam.