Czym jest forma dokumentowa i w jakich przypadkach można z niej skorzystać?

Polskie prawo przewiduje kilka form zawierania umów – jedną z nich jest forma dokumentowa, która może być szybszą i wygodniejszą alternatywą dla tradycyjnej formy pisemnej. Kiedy warto z niej skorzystać? O czym warto pamiętać podczas zawierania umów w formie dokumentowej? Jakie korzyści płyną z tego rozwiązania? Oto najważniejsze informacje o formie dokumentowej.

Forma dokumentowa jest stosunkowo młodą konstrukcją prawną – przepisy regulujące tę formę pojawiły się w Kodeksie Cywilnym we wrześniu 2016 roku. Celem wprowadzenia takiego rozwiązania było ułatwienie stronom składania oświadczeń woli, czyli np. zawierania umów. W wielu przypadkach forma dokumentowa może zastąpić formę pisemną, która wymaga złożenia własnoręcznych podpisów na umowie lub innym dokumencie. Forma pisemna jest bez wątpienia najpopularniejszą formą, ale jednocześnie dość kłopotliwą – wymaga wymiany fizycznych kopii dokumentu. Dla przedsiębiorców, którzy miesięcznie podpisują nawet kilkadziesiąt umów, drukowanie, wysyłania i magazynowanie papierowych dokumentów może być dużym utrudnieniem. Takie rozwiązanie generuje dodatkowe koszty i pochłania cenny czas.

Forma dokumentowa umożliwia szybsze dokonywanie czynności prawnych przy wykorzystaniu komunikacji elektronicznej. Dzięki temu cały proces jest szybszy i tańszy, nie wymaga osobistego spotkania dwóch stron ani przesyłania papierowych dokumentów. Artykułem 77.2 Kodeksu cywilnego mówi: „Do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie”. Definicja dokumentu zawarta jest z kolei w artykule 77.3 Kodeksu Cywilnego: „Dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treści”.

Forma dokumentowa – jak z niej korzystać?

Z przytoczonych wyżej przepisy wynika, że wymogi formy dokumentowej są spełnione, jeżeli treść oświadczenia woli jest możliwa do odtworzenia, a tożsamość osoby, która złożyła oświadczenie, jest znana. W praktyce oznacza to, że wymogi formy dokumentowej spełnia wiadomości e-mail, skanów dokumentów, nagrań audio i wideo, pliki tekstowe, zdjęcia czy pliki arkuszy kalkulacyjnych. Tożsamość osoby składającej oświadczenie woli w formie dokumentowej można zweryfikować na podstawie takich danych jak numer telefonu, adres e-mail, adres IP urządzenia.

Forma dokumentowa umożliwia zawarcie umowy pomiędzy przedsiębiorcami drogą elektroniczną – co ważne, zawarta w takiej formie umowa jest w świetle polskiego prawa skuteczna. Umowa sprzedaży czy pożyczki może zostać zawarta poprzez wymianę wiadomości mailowych – pod warunkiem, że jej treść będzie można w każdej chwili odtworzyć, a strony zidentyfikować.

Wyjątkiem są umowy, które wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności – taką umową jest np. umowa o dzieło z przeniesieniem praw autorskich. Aby taka umowa była wiążące, strony muszą złożyć własnoręczne podpisy pod oświadczeniem woli. Wymagania formy pisemnej spełniają również dokumenty elektroniczne opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Autenti – bezpieczne rozwiązanie

Forma dokumentowa umożliwia błyskawiczne podpisywanie dokumentów i zawieranie umów. Złożone w ten sposób oświadczenia woli są w pełni wiążące – dlatego warto zadbać o bezpieczeństwo całego procesu.

Autenti to narzędzie, które stworzone zostało z myślą o przedsiębiorcach korzystających na co dzień z formy dokumentowej. Platforma https://autenti.com/ umożliwia bezpieczne przesyłanie dokumentów oraz weryfikację osób, które je podpisują – w tym celu wykorzystywany jest adres e-mail, numer telefonu oraz adres IP. Dzięki temu nie ma wątpliwości, kto podpisał dokument. Co ważne, po złożeniu podpisu treść dokumenty nie może być już zmieniana – integralność gwarantuje pieczęć elektroniczna oparta o kwalifikowany certyfikat oraz kwalifikowany znacznik czasu. Umowy zawierane za pośrednictwem platformy Autenti spełniają wszystkie warunki formy dokumentowej. 

Ponadto, dokumenty podpisywane i przesyłane za pośrednictwem platformy Autenti spełniają wymagania trwałego nośnika. Art. 2 p. 4. Ustawy o prawach konsumenta definiuje trwało nośnik jako „materiał lub narzędzie umożliwiające konsumentowi lub przedsiębiorcy przechowywanie informacji kierowanych osobiście do niego, w sposób umożliwiający dostęp do informacji w przyszłości przez czas odpowiedni do celów, jakim te informacje służą, i które pozwalają na odtworzenie przechowywanych informacji w niezmienionej postaci”. Autenti zapewnia każdej ze stron nieograniczony dostęp do dokumentu oraz gwarantuje jego integralność – strony mają pewność, że treść dokumentu nie została zmieniona od momentu złożenia podpisu.


Artykuł sponsorowany