Czy pieczątki firmowe są obowiązkowe?

Jednym z podstawowych atrybutów przedsiębiorcy jest firmowa pieczątka. Służy ona do stemplowania faktur, dokumentów firmowych, a także korespondencji, pełniąc funkcję uwierzytelniającą, informacyjną, a niekiedy także reklamową. W związku z tym, wydawać by się mogło, że pieczątki firmowe są obowiązkowym akcesorium w każdym legalnie działającym przedsiębiorstwie. Czy tak jest w rzeczywistości i każda firma musi w nie zainwestować? Sprawdźmy, co o ich posiadaniu stanowią aktualne przepisy prawne!

Pieczątki firmowe, a przepisy prawne. Czy ich posiadanie jest obowiązkowe?

Pomimo bardzo istotnej roli, jaką w firmie pełnią pieczątki oraz ich szerokiemu i zróżnicowanemu zastosowaniu, ich posiadanie nie jest obowiązkowe. W praktyce bowiem każdy przedsiębiorca może we własnym zakresie zdecydować, czy zdecyduje się na zamówienie pieczątki, czy całkowicie z nich zrezygnuje. W polskim prawie próżno szukać bowiem przepisu, który nakazywałby przedsiębiorcom posiadanie oraz korzystanie z pieczątek. Co więcej, brak pieczątki nie sprawia, że dany dokument staje się nieważny i może zostać odrzucony przez urząd lub innego odbiorcę.

Posiadanie pieczątki nie jest więc obowiązkiem przedsiębiorcy, co jednak nie oznacza, że warto z niej zrezygnować. Akcesoria te znacznie ułatwiają bowiem codzienną pracę z dokumentacją różnego rodzaju oraz pozwalają zautomatyzować wiele czynności. Firmy, które je posiadają, nie muszą wypisywać niektórych informacji ręcznie – wystarczy postawić stempel, na którym znajdują się kluczowe informacje takie, jak m. in. nazwa firmy, jej adres, nr telefonu, NIP i inne. Skraca to czas pracy z dokumentacją oraz sprawia, staje się ona bardziej czytelna.

Co więcej, pieczątki w firmie mogą pełnić także funkcję promocyjną. Można nimi opatrzeć m. in. druki reklamowe, broszury z kodami rabatowymi dla klientów czy inne materiały reklamowe, którymi posługuje się firma. Co więcej, nie wszystkie instytucje i firmy zdają sobie sprawę z tego, że posiadanie pieczątki nie jest obowiązkowe – firma, która nimi dysponuje, oszczędza więc czas i nerwy na niepotrzebne spory, jeśli jakiś urzędnik lub kontrahent będzie naciskał na oznaczenie dokumentu pieczątką.

W jakie pieczątki warto się zaopatrzyć? Co mamy do wyboru?

Akcesorium to warto mieć tym bardziej, że w dzisiejszych czasach zamówienie pieczątki jest bardzo łatwe. Można zrobić to nawet bez wychodzenia z domu, korzystając z oferty sklepów internetowych, posiadających w swoim asortymencie pieczątki firmowe.

Do wyboru są różne pieczątki na zamówienie, dostępne w tradycyjnych i nowoczesnych kształtach, wielu kolorach i stylach. Firmy mogą wybierać spośród klasycznych pieczątek lub postawić na bardziej nowoczesne pieczątki z logo. Do ich dyspozycji są zarówno standardowej wielkości akcesoria, jak i praktyczne pieczątki kieszonkowe, które idealnie sprawdzą się np. w czasie podróży służbowych czy podpisywania dokumentów u klienta.

Oprócz pieczątek zawierających informacje o firmie, warto zwrócić uwagę także na numeratory i datowniki. Te pierwsze świetnie sprawdzą się np. w archiwach oraz magazynach, gdzie nadal pracuje się z dużą ilością papierowej dokumentacji. Można wykorzystać je do znakowania faktur, umów czy rachunków. Datownik z kolei pozwala na czytelne opatrzenie dokumentów aktualną datą, bez potrzeby jej ręcznego wpisywania.