Sekretariat i biuro w firmie

Cel szkolenia: celem szkolenia jest przygotowanie Uczestników do pracy na stanowisku sekretarki oraz przedstawienie zasad funkcjonowania biura, sekretariatu.


1. Wprowadzenie
- sekretariat - zasady jego funkcjonowania
- lokal biurowy
- warunki materialne pracy biurowej
- urządzenia techniczne łączności, komputery
- dokumentacja biurowa i jej obieg
- relacje z szefem

2. Nowoczesna sekretarka
Wizerunek sekretarki - asystentki:
- charakterystyka pracy sekretariatu
- miejsce pracy sekretarki
- sekretarka: jej cechy, wygląd, wykształcenie, umiejętności

3.Urządzenia biurowe, organizacyjne i przybory biurowe
Urządzenia biurowe:
- klasyfikacja środków technicznych
- środki techniki korespondencyjnej (maszyny do pisania, komputery, dyktafony, maszyny pomocnicze)
- urządzenia do reprografii (kopiarki, fotokopiarki)
- urządzenia liczące
- komputery
- urządzenia ewidencyjne i inne przybory

4.Przybory i materiały biurowe
- charakterystyka przyborów i materiałów biurowych
- formy papieru (w mm)

5. Organizacja obiegu pism
- dokumentacja biurowa i jej rodzaje
- znaczenie i zasady właściwego obiegu pism
- systemy kancelaryjny

6.Korespondencja w firmie
- co to jest korespondencja ? Rodzaje
- korespondencja występująca w firmie
- prawidłowe czynności w związku z przyjmowaniem, wysyłaniem korespondencji
kalendarze, organizatory - czas pracy

7.Prowadzenie korespondencji i jej przechowywanie
- czynności wykonywane przy przyjmowaniu pism
- czynności wykonywane przy wysyłaniu pism
- przechowywanie akt i klasyfikacja archiwalna

8.Pisma - charakterystyka. Redagowanie pism
- elementy składowe pisma i zasady ich rozmieszczania (data, adresowanie, rozpoczynanie pism, akapit, zwrot kończący pismo)
- adresowanie kopert
- protokoły, pisma przewodnie, zaświadczenia, zaproszenia, sprawozdania

9.Zarządzanie czasem
- terminarze (kalendarze)
- organizowanie zebrań
- przyjmowanie interesantów, delegacji
- przyjmowanie i łączenie rozmów telefonicznych